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Société du Canal de Provence

Description

Le contexte
La Société du Canal de Provence (SCP) a été créée en 1957 sous l’impulsion du Ministère de l’Agriculture, par la volonté des départements des Bouches-du-Rhône, du Var et de la Ville de Marseille d’affranchir la Provence de la pénurie d’eau qui limitait ses possibilités de développement.

Société anonyme d’économie mixte à conseil d’administration, la SCP réalise un CA de l’ordre de 100 millions d’euros et emploie 420 personnes. Sa mission principale est de contribuer à l’aménagement, l’équipement hydraulique et le développement économique de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Par voie de concession, la SCP construit, exploite et entretient également l’ensemble des ouvrages du Canal de Provence.

La SCP souhaite équiper ses directions opérationnelles (services de maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’œuvre) d’une solution de gestion des projets et des affaires pour les projets internes et les projets externes pour compte de tiers. La solution recherchée doit couvrir l’ensemble des processus liés aux activités aux projets.

Le contexteObjectifs et enjeux
Dans ce contexte, il s’agit pour la SCP de mettre en place un fonctionnement pérenne en mode projet. L’outil recherché doit permettre de renforcer le pilotage proactif des projets de la prospection commerciale jusqu’ à la clôture du projet, et de répondre aux enjeux de développement de la société. Il doit en effet permettre d’augmenter la productivité et offrir à la direction un moyen d’améliorer la prise de décision (validation/diffusion/traçabilité) en facilitant le reporting.

Le logiciel de gestion de projet doit être un outil fiable, performant et évolutif et doit avoir fait ses preuves dans d’autres structures du même type. Il doit favoriser la communication et le échanges entre les acteurs projet et s’intégrer au Système d’Information de la SCP en respectant sa cohérence globale.

Enfin, l’acquisition d’une solution de gestion de projet doit permettre à la SCP d’améliorer le pilotage des opérations et des marchés grâce à des tableaux de bord et des indicateurs de suivi opérationnel et global par programme et par opération.

Pour répondre à ces enjeux, la SCP a lancé deux consultations l’une pour un outil de gestion des marchés et l’autre pour un outil de gestion des opérations.
Dans un premier temps, l’outil doit permettre de renforcer le pilotage des opérations par un suivi global de chaque programme, un suivi opérationnel de chacune des opérations et par un suivi financier du montage du projet jusqu’à sa réalisation.
Dans un second temps, l’outil doit répondre aux différents besoins concernant la gestion des marchés, à savoir pouvoir gérer dans une base unique tous les projets de la SCP et sécuriser la passation et l’exécution des marchés.

La solution
C’est en intégrant l’ensemble de ces prérequis et des différentes fonctionnalités du cahier des charges que la SCP a opté pour la solution NQI Orchestra, seul outil capable de répondre véritablement à ces deux consultations.

Premièrement, la solution NQI Orchestra propose une plateforme 100% web, flexible, capable de s’adapter au Système d’Information de la SCP, ce qui permet d’améliorer la productivité en supprimant de nombreuses « doubles saisies », et en simplifiant et en automatisant les tâches administratives. La solution NQI-Orchestra est basée sur une technologie ouverte, et donc facilement personnalisable. Cela offre à la SCP l’opportunité de personnaliser les données et les modèles de projets conformément à la méthodologie mises en place.

De plus, la solution NQI-Orchestra est un outil dédié à la gestion de projets en mode collaboratif, c’est-à-dire accessible à des acteurs multiples qui n’ont pas de temps à consacrer à des outils complexes de gestion de projets. De nombreuses fonctionnalités de base sont prêtes à l’emploi : cela garantie une mise en œuvre rapide, dans les délais prévus, et avec une sollicitation minimale des équipes projet. La solution NQI met également à disposition des chefs de projet et du contrôle de gestion des fonctionnalités de suivi et d’analyse des projets.

En dernier lieu, la solution NQI-Orchestra repose sur une base de données commune et partagée, ce qui permettra d’une part de proposer des tableaux de bord consolidés sur l’ensemble des projets, mais également de proposer des indicateurs et des tris selon les différents axes attendus (par opérateur, par thème d’intervention, par localisation, …).

Résultats et impacts
Aujourd’hui, la gestion de la planification et le suivi des coûts et des prévisions est géré dans NQI Orchestra. Les coûts sont directement affectés dans la solution via la saisie des activités (feuilles de temps) et des dépenses grâce au module de gestion budgétaire. De plus, NQI Orchestra permet à la SCP de saisir les « reste à faire » et de re-calculer les coûts prévisionnels d’achèvement des projets.

Le module de planification des projets quant à lui et la gestion des prévisions (re-planification, mise à jour des budgets) sont désormais des éléments essentiels à la SCP pour renforcer le pilotage des projets et les opérations. Ils offrent la possibilité de suivre les décalages et les écarts en fonction du budget et du planning initial.

Conclusions
Pour conclure, depuis sa mise en place, les différentes activités liées à la gestion commerciale et financière des projets et des affaires sont toutes réalisées dans l’application NQI, que ce soit pour des projets internes ou pour des projets externes.

La solution NQI offre désormais à la SCP la possibilité de :

  • Disposer d’une planification intégrée des projets (à la fois les projets internes et les projets externes).
  • Améliorer la gestion et le suivi des ressources.
  • Fusionner le pilotage de l’investissement et la rénovation.
  • Mettre à disposition des chefs de projet et du contrôle de gestion des fonctionnalités de suivi et d’analyse des projets.
  • Améliorer la productivité en supprimant de nombreuses « doubles saisies » et en simplifiant et automatisant les tâches administratives.
  • Favoriser la communication entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre d’une part, et au sein de la maîtrise d’œuvre (entre les différents services producteurs) d’autre part.
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