Le Département de la Réunion

Description

La réussite du schéma directeur requiert d’une part une organisation transverse s’appuyant sur une solution collaborative de planification et de suivi et, d’autre part, sur un changement dans les pratiques pour partager l’information et travailler en mode projet.

Le 13 Juin dernier nous avons partagé l’expérience du Département de la Réunion autour de la réalisation du schéma directeur et le pilotage du plan pluriannuel (PPI) avec la solution NQI Orchestra. Le webinaire était présenté par Jean-Pierre Pothier, Directeur de l’E-administration et de la Modernisation des Services (DEMS).

Le département de la Réunion en quelques chiffres
• Plus de 5 000 agents
• 50 conseillers départementaux
• 1.6 Milliards d’euros de budget en 2017

Etat des lieux avant la mise en place de l’outil
Le schéma directeur du service d’information que le Département de la Réunion a conduit en 2015 a amené la collectivité à opter pour la solution NQI Orchestra.
« Nous n’étions pas outillé en gestion de projet et il existait un besoin fort de pilotage des portefeuilles de projets suite à la mise en œuvre de ce schéma directeur », explique Jean-Pierre Pothier.
Avant NQI Orchestra, les projets étaient référencés et suivis dans des fichiers Excel. Le Département d’outre-mer n’avait pas de référentiel de projet commun, ni de méthodologie commune de projet. Chaque Chef de projet utilisait sa propre méthode, et les données individuelles n’étaient pas partagées. Il n’existait pas non plus d’outil de gestion des demandes, et celles-ci étaient traitées dans l’application de gestion des incidents, non conçue pour cela. C’est ce qui a conduit le Département à lancer, fin 2015, une étude de marché pour faire l’acquisition d’une solution de gestion de projets.

Pourquoi NQI Orchestra ?
« NQI Orchestra répondait parfaitement à nos attentes sur le plan fonctionnel, le budget correspondait à ce que nous avions prévu sur le plan prévisionnel, et puis cette solution était intéressante car elle était ouverte à d’autres métiers », précise Jean-Pierre Pothier.
NQI Orchestra n’est pas une solution de gestion de projet spécifique pour le domaine informatique, et a donc pu être proposée à d’autres directions du département, notamment les directions techniques.

Les enjeux principaux de la gestion de projet au sein du Département
La solution collaborative de gestion de projets NQI Orchestra permet au département de la Réunion de répondre aux trois enjeux principaux suivants :
1. Les enjeux liés au parc applicatif de la collectivité qui est assez important (plus d’une centaine d’applications), avec une problématique autour des contrats de maintenance et de leur suivi et un besoin de référentiel partagé.
2. Comme dans beaucoup de DSI, le département de la Réunion connait une demande croissante des métiers avec des problématiques liées à l’arbitrage et à la priorisation des demandes.
3. Tout cela dans un contexte où les ressources humaines et financières sont limitées, et où il faut sans cesse adapter les réponses aux directions métier en fonction de la capacité réelle de production.
Monsieur Pothier ajoute : « Dans ce contexte économique restreint, la solution NQI Orchestra nous permet d’avoir une vision pluriannuelle sur le plan budgétaire et d’éviter ainsi les dérapages. »

Les fonctionnalités de NQI Orchestra pour répondre à ces enjeux
Le Département a développé avec NQI une interface avec l’outil de gestion financière ASTRE, qui permet de récupérer automatiquement les montants engagés et mandatés, et de les rattacher aux projets.
Au niveau du référentiel, la collectivité a aujourd’hui, grâce à la dimension collaborative de l’outil, une vision partagée sur toutes ses applications et sur le suivi des contrats de maintenance.
Au niveau de la gestion de projet, la solution NQI Orchestra répond aux principaux objectifs fixés, notamment sur la centralisation des demandes.

« Certes, des difficultés persistent car tous les projets ne sont pas gérés dans NQI Orchestra et le module de gestion des temps n’a pas été déployé. » Le Département souhaite que les utilisateurs s’approprient l’outil de manière progressive. Et c’est là t’est toute la force de la solution NQI Orchestra, qui propose de nombreux modules standards qui peuvent être activés en fonction de la maturité des organisations en gestion de projets, afin de coller au mieux avec les besoins.

Aujourd’hui les résultats sont extrêmement positifs. L’application aide le département à piloter le comité stratégique du système d’information en centralisant les demandes et en aidant à prioriser les projets. Il existe aujourd’hui des bénéfices réels pour le direction et pour les responsables de service, car « NQI Orchestra facilite leur travail et facilite aussi les réunions de revue de projets. Sur l’outil budgétaire, le suivi est plus simple notamment grâce à l’automatisation des remontées d’information », conclue Jean-Pierre Pothier.

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