La gestion des activités chez Monoprix

Description

Monoprix opte pour NQI Orchestra pour le suivi des activités et le pilotage des projets

Comment améliorer les processus de gestion des activités et assurer le suivi à des fins d’arbitrage et de pilotage ? C’est pour répondre à ces enjeux que Monoprix se tourne vers la solution collaborative de gestion de projet et portefeuilles NQI Orchestra. Retour sur cette mise en place.

Présentation de la société
Monoprix est une entreprise française appartenant au secteur du commerce et de la distribution fondée en 1932. Elle fait partie à 100 % du groupe Casino depuis juillet 2013. Essentiellement implanté en centre-ville, Monoprix est à l’origine du retour des formats de proximité en France. Le Groupe Monoprix est constitué d’environ 20.000 salariés regroupés au sein de 25 sociétés juridiques.

Contexte et objectifs
Un outil de gestion de portefeuilles et de gestion des activités a été mis en place au sein de la DSI et de la DO en 2008. Cet outil ne répond que partiellement aux besoins actuels en terme de pilotage de l’activité. L’enjeu de se doter d’un nouvel outil est de normaliser, d’accélérer et d’améliorer les processus de gestion des activités et d’en assurer le suivi à des fins d’arbitrage et de pilotage.

Le nouvel outil recherché doit permettre de répondre à plusieurs objectifs, notamment :
· Gérer les demandes métier
· Piloter des projets
· Piloter et suivre le portefeuille d’activités (projets et hors projet)
· Construire le budget, l’actualiser et suivre sa consommation
· Produire des rapports et du reporting (projet, portefeuille d’activités)
· Gérer les ressources et plans de charges
· Suivre les temps passés

Dans un premier temps, seules la Direction des Systèmes d’Information (DSI), la Direction de l’Organisation (DO) et la Direction Technique Sécurité et Sûreté (DTSS) sont dans le périmètre du projet. A terme, toute direction désireuse de suivre et de piloter ses activités pourra être intégrée à l’outil.

Pourquoi NQI Orchestra ?
Pour répondre à ces enjeux, Monoprix lance une appel d’offres en 2014. NQI Orchestra est la solution retenue car elle répond au cahier des charges et aux exigences des Directions de la société.
Ce qui retient l’attention de Monoprix sont les caractéristiques de l’outil ergonomique et facile à intégrer ainsi que la capacité de planification de l’outil et le module de gestion des ressources.

La planification projet
NQI Orchestra permet de gèrer les plannings, les ressources et les demandes de ressources.
Les plannings permettent d’indiquer les dates auxquelles les environnements seront nécessaires, et de gérer, l’évolution dans le temps de ces demandes.
Les demandes d’environnement ou de matériel sont réalisés à travers l’outil, et les ressources sont allouées sur les projets en fonction des demandes, par le ou les gestionnaires de ressources.

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La gestion des ressources
La demande d’environnement est réalisée sur les tâches du projet en jour/homme dans la partie budget du projet.
Le chef de projet peut voir si les environnements seront disponibles aux dates demandés. La capacité totale de tous les environnements est disponible en total jours, ainsi que le taux d’occupation des environnements par projets.

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