Centre Hospitalier Montluçon

Description
Interview d’Amélie Maisonneuve – Chef de projets transversaux à la DSI – Centre Hospitalier de Montluçon

Le contexte :
Pouvez-vous nous présenter en quelques mots votre structure ?
Le Centre Hospitalier de Montluçon est un établissement de santé publique qui gère à l’heure actuelle 560 lits de MCO (médecine-chirurgie-obstétrique), 360 lits de gériatrie et 100 lits de psychiatrie, répartis sur la ville de Montluçon. La ville comprend 10 sites dont le site central qui est le Centre Hospitalier de Montluçon lui-même.

Dans quel contexte avez-vous décidé d’implanter une solution de gestion de projets ?
En 2012, la DSIT (Direction des Systèmes d’Information et Informatique) se lance à la recherche d’un outil pour gérer plus efficacement les projets informatiques et télécoms. Cette décision n’était pas issue d’une réflexion de l’établissement en lui-même.
A cette époque la DSIT menait beaucoup de projets en même temps, et il paraissait nécessaire d’organiser et prioriser les nouveaux projets qui allaient être lancés dans le cadre d’une informatisation massive du parcours patient. En effet le programme hôpital numérique qui a vu le jour à cette même période demandait aux établissements hospitaliers d’informatiser les processus, ce qui a accéléré notre décision d’implanter un logiciel de gestion de projets.

Combien de projets gériez-vous par an ?
Au moment où la décision a été prise de s’équiper d’un logiciel PPM, l’établissement gérait environ 50 projets.

Quelles étaient les principales contraintes rencontrées dans la gestion de vos projets ?
La DSIT du CH Montluçon compte une douzaine de personnes. Ces 50 projets étaient attribués à de nombreuses ressources qui ne communiquaient pas entre elles, et qui n’avaient aucune vision sur la gestion globale des projets.
Il paraissait donc utile de pouvoir favoriser les échanges d’information, de répartir les tâches et d’allouer plus facilement les ressources sur ces projets. La direction souhaitait également avoir plus de visibilité sur les phases d’avancement des projets et souhaitait pouvoir commenter ces avancements.

Comment homogénéisiez-vous les bonnes pratiques ?
Le mode de fonctionnement était à cette époque propre au CH Montluçon. La gestion de dossier et des modèles de fichiers permettaient à la DSIT de partager les informations, les comptes rendus, les répertoires d’acteurs etc,…. Mais ce mode de fonctionnement n’était pas réellement efficace. C’est comme cela que la DSIT a mis en évidence le besoin d’outiller la gestion de projets par une véritable solution PPM.

Avez-vous mis en place des méthodes internes inspirées de méthodologies labélisées (PMI, Prince 2, SMP2) ?
Non, aujourd’hui le CH Montluçon commence à normaliser ses processus, notamment grâce à l’approche ITIL. A l’époque ce n’était pas envisagé.

La mise en place de la solution Orchestra :
Pourquoi avoir choisi la solution NQI Orchestra ?
En 2012, la recherche de solution PPM n’a pas été soumise à appel d’offre cependant, le CHM a fait une mise en concurrence de plusieurs solutions présentes sur le marché, dont NQI Orchestra.
En tant qu’établissement public, la première raison de ce choix concernait le prix. L’offre sur le marché ne nous laissait que peu de marge de manœuvre au niveau technique.

Comment s’est organisée la mise en place de la solution en interne (jours de développement/ formation) ?
La solution a été déployée au sein de l’établissement en décembre 2012. Nous avons eu par la suite deux jours de formation à l’utilisation. La mise en place a été très rapide !

La mise en place d’un référentiel commun a-t-elle suscité des freins ?
Nous étions à l’époque dans une phase d’informatisation massive, de plus la mise en place ne concernait qu’un seul service du CH, ce qui explique sans doute pourquoi nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières quant au déploiement de l’outil. Au contraire, le service entier de la DSIT était plutôt satisfait de cette mise en place car elle favorisait les échanges et permettait de tracer les actions.

Les bénéfices :
Quelles réponses l’outil a-t-il apporté ?
NQI Orchestra nous permet aujourd’hui de lister tous nos projets et offre une vision globale à tous les acteurs de la DSIT. Tout le monde peut prendre connaissance des projets qui sont en cours. Les projets sont découpés en différentes tâches, elles-mêmes attribuées à des ressources avec des dates butoirs. La solution NQI Orchestra permet de saisir l’avancement des tâches et de tenir plus aisément les délais.

Sur les modules mis en place, quels sont ceux que vous utilisez le plus ?
Les deux modules les plus utilisés sont ceux de la gestion des ressources et de gestion de projets. La gestion budgétaire a également été paramétrée mais est moins utilisée. Le module de gestion des ressources nous permet d’allouer des jours/hommes sur les tâches et de contrôler les charges de travail. Cette application nous permet également d’avoir un compte rendu d’activités complet sur l’avancement des tâches.

Grâce à la mise en place des tâches dans le projet, notamment sous la forme du Diagramme de Gantt, l’outil offre à la direction une meilleure vision des axes stratégiques et des délais. La solution offre en un coup d’œil la possibilité de mesurer les écarts entre la planification prévisionnelle et la planification réelle des tâches.

Aujourd’hui quels avantages tirez-vous de la mise en place de la solution Orchestra ?
L’installation de NQI Orchestra a été établie en 2012, nous avons donc un recul de quatre ans sur l’utilisation de l’outil et nous en sommes toujours très satisfaits.
Aujourd’hui l’utilisation de la solution NQI n’est pas optimale car nous avons moins de projets qu’en 2012 et que l’établissement n’utilise que très peu de modules sur ceux offert par l’outil.

A l’avenir :
Pensez-vous étendre l’utilisation à d’autres services ?
Nous envisageons en effet d’étendre l’outil en interne car nous avons d’autres services intéressés. Le paramétrage de l’application sera revu en fonction de cette extension.

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