CARL International

Description

Planisware accompagne Carl International dans le pilotage et le suivi des projets clients.

Interview de Nicolas d’HENNEZEL, Responsable de l’amélioration continue – Carl Software

CARL International est un éditeur de logiciel spécialiste en Gestion de Maintenance (GMAO) et Asset Management (EAM). Leader européen et n°1 en France, il emploie près de 140 personnes. L’entreprise a été rachetée au mois de mai 2018 par le groupe Berger-Levrault, éditeur de logiciels pour les administrations et les entreprises, orienté majoritairement vers le secteur publique (collectivités locales et territoriales, hôpitaux, secteur de l’éducation, …), qui emploie près de 1700 salariés dans le monde.

QUELQUES CHIFFRES

70 utilisateurs
400 projets en cours (30 grands projets)
Centralisation de tous les projets clients et projets internes du groupe
Capacity planning, gestion des ressources et timesheet

LE CONTEXTE

Pour la cellule projet, regroupant les chefs de projets, les consultants et l’équipe de développement, il devenait nécessaire de se doter d’un logiciel professionnel de gestion de projets. L’entreprise souhaitait en effet remplacer les fichiers Excel et autres outils, tels que Trello, MS Project, …, utilisés de façon hétérogène au sein de l’entreprise, par une solution collaborative, capable d’améliorer le suivi des projets en cours, et de fédérer tous les acteurs projets sur une plateforme unique.

Une première sélection d’outils de gestion de projets a été faite en 2017, pour savoir ce qui pourrait correspondre le mieux aux attentes de l’équipe projet.

LA SOLUTION ORCHESTRA

CARL International, après avoir shortlisté 4 applications et avoir sollicité des démonstrations de la part des 4 éditeurs, a choisi finalement la solution Orchestra. Parmi les raisons qui ont conduit à ce choix, la couverture fonctionnelle proposée par la solution Planisware ainsi que les coûts d’acquisition ont été déterminants.

Depuis sa mise en place, il y a plus de 2 ans maintenant, l’entreprise centralise les données de tous les types projets dans l’application Orchestra :

  • Les grands projets. Il existe aujourd’hui une trentaine de grands projets, suivi par 5 chefs de projets dédiés. Certains s’étendent sur plus de mille jours. Des comités de pilotage se tiennent une fois par mois pour arbitrer et gérer ces grands projets.
  • Les projets clients. Tous les projets de l’entreprise figurent dans l’outil, depuis la prise de commande jusqu’à la livraison finale aux clients.
  • Les commandes complémentaire (ex : 10 jours de formation sur tel ou tel module)
  • Les projets internes, dans le cadre du suivi des temps (timesheet).

Les 3 fonctions majeures les plus utilisées dans l’outil par la cellule projet sont la planification, l’allocation des ressources, et la gestion des activités. En interne les fonctionnalités de planification et de gestion des ressources sont utilisées quotidiennement.

SON UTILISATION

Depuis sa mise en place le bilan sur l’utilisation du logiciel est plutôt positif. Cependant, le rachat de l’entreprise par le groupe Berger-Levrault a entrainé des changements en termes de pratique et cela impacte l’organisation.

  • L’arbitrage des projets se fait maintenant à l’aide des rapports Salesforce présentés lors de comités de direction. La direction donne ensuite son go / no go, selon plusieurs critères (coût, facilité d’exécution, partenariat possible…).
  • Aujourd’hui les enveloppes budgétaires ne sont plus programmées dans l’outil afin que les utilisateurs se concentrent sur l’essentiel de la planification et du suivi des projets.

Dorénavant Orchestra a un rôle central de suivi des activités, et de suivi des temps.

L’outil est utilisé dans la gestion macroscopique des grands projets, qui regroupent parfois des centaines de tâches. Les projets sont regroupés par type de projets et les grands projets sont dupliqués grâce à la fonction modèles de projet.

« La typologie des projets structurent nos projets et même les projets complexes. Les modèles conçus en amont nous évitent d’avoir à créer des centaines de tâches supplémentaire à chaque nouveau projet » explique Nicolas d’HENNEZEL.

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