Caisse d’Épargne Bretagne Pays de Loire

Description

Contexte, motifs et enjeux
La Caisse d’Epargne Bretagne Pays de Loire est un établissement bancaire né en 2008 de la fusion entre la Caisse d’Epargne des Pays de la Loire et la Caisse d’Epargne de Bretagne.
Avec plus de 3000 collaborateurs répartis dans 415 agences, elle couvre 2 régions totalisant 9 départements et formant le Grand Ouest. Elle compte aujourd’hui 2 240 000 clients et 470 000 sociétaires.

La Direction Organisation et Informatique (DOI) est une structure interne à la CEBPL dédiée à la gestion de l’exploitation informatique, aux études et aux projets. Elle se positionne comme une fonction support au service de l’ensemble des directions de la CEBPL menant des actions d’organisation, de maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’œuvre.
La DOI recherche en 2011 un outil de gestion de projet établit sur la base d’un cahier des charges reprenant l’existant, capable d’être synchronisé avec les processus déjà en place, et permettant d’améliorer et de standardiser le mode projet à l’intérieur de l’organisation.

La solution recherchée doit couvrir tout particulièrement les points suivants:

  • La gestion des portefeuilles de projet,
  • La planification et le suivi des projets,
  • La planification des ressources,
  • Le suivi des activités transverses.

  • Le choix de l’outil
    Pour répondre à ces enjeux, la direction informatique se penche début 2011 sur l’étude des logiciels de gestion de projets existants.
    L’offre semble dans un premier temps difficile à analyser, certains outils apparaissant comme trop complexes (EPM) ou incomplets (MS project, RIA, ..) par rapport à la liste exhaustive des attentes.
    Dans un second temps, la CEBPL s’intéresse à l’outil NQI Orchestra, utilisé à la Banque Populaire de l’Ouest. La solution répondait initialement à la quasi-totalité des éléments du cahier des charges, c’est donc dans une mesure logique que la Caisse d’Epargne de Bretagne Pays de Loire s’est tournée vers l’application pour gérer ses projets et ses ressources informatiques.

    Un POC (Proof Of Concept) a été mis en œuvre début septembre 2011 visant à garantir à l’établissement le fonctionnement de la totalité des fonctionnalités et la couverture des besoins.
    Finalement, la décision d’acquisition a été prise en en octobre 2011, les sessions de formations des utilisateurs ont été menées en novembre et décembre et la mise en production a eu lieu le 1er janvier 2012.

    Désormais, la solution NQI Orchestra offre à la CEBPL la possibilité de gérer les projets et les activités grâce à un large éventail de fonctionnalités opérationnelles (gestion budgétaire, de ressources, planification…).
    Simple d’utilisation et intuitive, facile à prendre en main, l’application a permis à l’établissement bancaire d’instaurer rapidement un environnement de travail collaboratif et de mutualiser l’information entre tous les acteurs (clients/ partenaires/fournisseurs), garantissant ainsi la transversalité des activité, et répondant aux besoins des nombreux acteurs de l’entreprise (chefs de projet, commerciaux, gestionnaires, management..).

    De plus, la solution devait répondre à un cahier des charges précis, notamment au besoin de synchronisation des outils avec les processus établis en interne. Elle a su s’adapter aux règles de gestion spécifiques et au contexte grâce à des modules flexibles et paramétrables.

    Pour finir, elle octroie à la direction l’opportunité de vérifier la rentabilité des projets et de déclencher des actions grâce à ces nombreux indicateurs et tableaux de bord et grâce à l’édition de rapports complets.

    Les limites et résultats
    L’application NQI Orchestra a été mise en place au sein de l’établissement bancaire sans souci majeur. Il n’y a eu que très peu de réfractaires à l’utilisation et globalement la solution a été acceptée par tous les acteurs DOI. La résistance au changement a été anticipée et contrée grâce un accompagnement efficace de l’équipe Service et Solutions et grâce à des sessions de formation des utilisateurs à l’outil. Cette phase d’apprentissage n’est pas encore terminée.

    La nouvelle méthodologie de gestion de projet est plus contraignante que le système précédent, mais elle a permis d’instaurer un management de projet plus efficace, de professionnaliser et de responsabiliser les chefs de projets.
    La mise en place d’un outil collaboratif commun à tous les acteurs projet a rendu possible la standardisation des pratiques et a permis la suppression des outils « satellites » internes et personnels qui nuisaient à l’organisation.
    L’application NQI Orchestra facilite la prise de décision et apporte aujourd’hui une vision globale plus claire sur l’avancement des projets. Elle contribue enfin à renforcer la collaboration entre la direction et les chefs de projets.

    Date :

    Client :

    Catégorie :