ANAP

Description
Le contexte :
En 2011 le taux d’échec des projets des systèmes d’information de santé (SIS) était significatif malgré des investissements conséquents. Une étude a montré que près de 30%, des projets annonçaient un décalage de planning. Les raisons invoquées étaient tant internes (difficultés de gouvernance, changement de priorités, manque de ressources, mobilisation insuffisante) qu’externes. D’autres difficultés ont été mises en avant notamment les problèmes liés à la mutualisation de certains projets entre plusieurs établissements.

La raison ce taux d’échec élevé s’explique par le fait que les établissements de santé peinaient à appuyer leur stratégie d’investissement sur des données fiables. L’arbitrage entre les projets et le pilotage d’ensemble des ressources ne se faisait que de manière aléatoire. Les résultats qui en découlaient étaient trop souvent hétérogènes et peu analysés car très peu souvent outillés.

C’est dans ce contexte que l’ANAP* s’est lancée dans une recherche de solution de gestion de projets adaptée. Cette démarche est née dans le but d’identifier les bonnes pratiques et de les diffuser au plus grand nombre via une méthodologie projet concrète. Cette initiative concernait 3000 hôpitaux et cliniques privés et publics et plus de 30 000 centres médico-sociaux.

*L’Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP), est un groupe d’intérêt public créée le 23 octobre 2009 et financé par l’état. Le groupe emploie aujourd’hui une centaine de personnes et a la charge de prioriser les divers projets demandés par les établissements de santé du territoire français, d’en définir le contenu selon des processus et les méthodologies mises en place.


La démarche de mise en place d’un outil de gestion de projet:
Avant 2011, les projets des établissements de santé étaient bien souvent gérés par des moyens dérisoires avec des feuilles Excel, notamment pour la gestion financière des projets et pour établir les plans d’actions. Ces outils peu collaboratifs engendraient un manque d’information et de communication entre les équipes projets et un manque de visibilité sur le long terme.

Forte de ces considérations, l’ANAP se penche en 2011 sur le développement d’une démarche de gestion de portefeuille de projets, méthode éprouvée dans de nombreux secteurs d’activité, afin d’outiller la prise de décision et le pilotage des investissements. Elle lance ainsi au mois de décembre 2011 un appel d’offre pour équiper le SI d’un véritable outil de gestion de projet adapté.


Le choix de la solution NQI Orchestra :
La solution NQI Orchestra a été mise en place en 2012 au sein de l’ANAP dans l’objectif de sélectionner les projets, de les prioriser, et de communiquer leur bon déroulement auprès des instances publiques.
Aujourd’hui l’agence pilote avec cet outil de gestion de projet collaboratif environ 70 projets dont 5 font partie du programme national « hôpital numérique ».
Ce qui a motivé le choix parmi les solutions disponibles sur le marché ?
« C’est la capacité qu’a NQI Orchestra de fédérer les acteurs en leur faisant partager un langage commun (maîtrises d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, Direction générale…) et d’effectuer des choix sur la base de critères partagés », explique Aude Schindler, chef de projet au sein de l’ANAP depuis plus de 10 ans.
L’objectif du développement de la solution NQI Orchestra reste toujours les même à ce jour, à savoir:

  • S’assurer de la contribution des projets de Système d’information à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’établissement ;
  • Aider à la prise de décision et notamment sélectionner les projets au regard des ressources disponibles ;
  • Et Optimiser le pilotage des ressources et des budgets par la consolidation d’informations fiables et homogènes.
  • « Il a d’abord fallu rapatrier les données existantes pour déployer le logiciel Orchestra et le rendre totalement opérationnel en début 2013. Aujourd’hui nous avons optimisé l’usage de nos ressources », conclue Aude Schindler dans son interview du magazine IT for Business – Avril 2015 N°53.

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